Tres pasos para organizar la farmacia

Al empezar un año todos nos ponemos retos con los que cambiar un poco nuestra vida diaria. A nivel individual los nuevos propósitos suelen estar relacionados con la pérdida de peso, dejar de fumar, ir al gimnasio, aprender un idioma… y en la farmacia, suelen estar relacionados con la realización de campañas de marketing, formaciones, escaparates… todo ello estrechamente ligado a la organización interna de la farmacia.

Esta organización, nos permitirá encontrar tiempo donde creíamos que no lo había y planificar nuestra carga de trabajo de una forma más eficaz.

Para ello podemos seguir tres simples pasos:

Analiza tus franjas valle

Es importante saber cuándo en tu farmacia empieza el “baile” y cuando vas a necesitar a más miembros del equipo en el mostrador para atender el flujo de clientes.

La mayoría de programas de gestión de la farmacia muestran análisis de operaciones por franja horaria. De esta manera es fácil identificar cuando tienes picos de mostrador y con una sencilla operación podrás saber cuántas personas necesitas atendiendo.

Si las operaciones salen acumuladas por hora durante un año debemos dividirlas por el número de días que la farmacia abre, así sacaremos el número de operaciones medio por día y por hora. Con este resultado y calculando aproximadamente 5 minutos por operación por persona, con una sencilla regla de tres, nos daría la cantidad de personas necesarias en mostrador para esa franja.

Planifica que es lo urgente y lo importante

En una matriz con cuatro cuadrantes hemos de clasificar las tareas diarias, semanales y mensuales de la farmacia.

Las ubicaremos según su nivel de importancia y de urgencia. Si una tarea es muy urgente y muy importante, como por ejemplo la atención en mostrador hemos de asegurarnos que está bien cubierta con el número adecuado de miembros del equipo.

Si es muy importante pero un poco menos urgente, como la reposición, limpieza de la farmacia o atención a delegados, planifícalo en franjas valle, donde vamos a molestar menos al paciente y facilitaremos la visita a la farmacia.

Si es muy urgente pero un poco menos importante, como el envío del pedido diario a mayorista, delégalo en un miembro del equipo en el que confíes y al que hayas enseñado el procedimiento.

Si es poco importante y poco urgente, ponlo en la agenda para otro día o incluso no lo hagas.

Pon límites de tiempo a cada tarea

Si no ponemos límites de tiempo la tarea se alargará hasta el infinito. Si ponemos una hora para la recepción del pedido, esta tarea se alargará durante una hora, si nuestro límite es media hora, esto es lo que durará. Por ello debemos fijar límites de tiempo razonables para cada tarea y así obligarnos a acabar en el tiempo estipulado y evitar la acumulación de trabajo.

Estos tres sencillos consejos os permitirán organizar las tareas de la farmacia de una manera más eficiente y os podréis sacar tiempo para todos aquellos planes que habéis hecho para el 2017.

Si quieres saber más de buenos propósitos y farmacia te puedes descargar el informe mensual del mercado farmacéutico que hemos preparado desde QuintilesIMS para ti, haciendo click aquí: InformeFarmaciasBuenosh†bitos_Enero_

Fecha de la última modificación: 17/01/2019