¿Cómo realizar el inventario de la oficina de farmacia?

Se acercan los periodos vacacionales y muchas farmacias aprovechan los meses de baja afluencia de clientes para realizar una de las labores más arduas de la farmacia: “El Inventario”.

Realizar una gestión óptima de las referencias que trabajas en tu farmacia es más que necesario para ofrecer un nivel adecuado de atención al cliente sin perder rentabilidad de tu negocio. Tanto la oficina de farmacia como el almacén conforman los activos de la farmacia y hacer una gestión de inventario óptima te ayudará a reconocer errores que pueden derivar en pérdidas.

¿Cuándo realizar el inventario de la farmacia?

El inventario de tu farmacia es un proceso que debes tener presente durante todo el año. Encontramos 3 tipos de inventarios en función de las tareas que implican y de la periodicidad con que se realizan.

1. Inventario periódico: es el que se realiza 1-2 veces al año teniendo en cuenta el número de referencias que trabajas en tu farmacia, el personal implicado y el tiempo de realización.

2. Inventario continuo/rotativo: se realiza en una zona o categoría de la farmacia de forma diaria o semanal. Ayuda a mantener un stock óptimo ya que, entre otros, permite conocer errores en zonas de peligro de exposición por sustracción o zonas de alta rotación.

3. Inventario permanente: se realiza de forma diaria recepcionando cada referencia del pedido, pasándolo por escáner al programa informático. Permite tener un conocimiento del stock en todo momento a nivel informático.

¿Quién debe realizar el inventario?

El titular asignará a un máximo de dos miembros del equipo la tarea de realizar el inventario. Estos miembros pueden ser tanto farmacéuticos como auxiliares o técnicos de farmacia.

En lo que al inventario continuo por categoría se refiere, sería recomendable que el responsable de esa categoría fuera quien realizara la labor, ya que conoce el nivel de rotación y puede reconocer mejor posibles errores.

¿Qué pasos seguir para hacer un inventario?

Para realizar de manera óptima el inventario de tu farmacia te recomiendo seguir estos 4 pasos:

1. Realiza el inventario periódico con la farmacia cerrada para evitar movimiento de stock durante el mismo. Es una tarea que ocupa una serie de horas, según el número de referencias, y es conveniente realizarla en menos de 24 horas.

2. Si lo realizas con la farmacia abierta, elige periodos de baja afluencia de clientes y realízala por bloques de categorías durante ese día o turno de trabajo, así evitarás movimientos de stock inesperados.

3. El personal que lo realice debe tener un cuaderno destinado al inventario donde anotará por un lado el nombre del producto y stock físico, para después cotejarlo con el stock del programa de gestión. Si se realiza entre dos miembros del equipo, una manera de hacerlo sería: un compañero anota y canta el stock al otro compañero que confirma en el software de gestión que está correcto.

4. Otra forma de hacerlo sería sacando una relación de inventario A-Z de tu software de gestión y cotejar con el stock físico, filtrando su stock mínimo desde negativo (por ejemplo -50) hasta un máximo (por ejemplo 3000). Un error de este método sería todo lo que no contempla el sistema informático, es decir, recepciones no realizadas correctamente o ventas no realizadas.

¿Qué problemas se pueden encontrar y cómo solucionarlos?

Cuando realices el inventario de tu farmacia existen dos problemas frecuentes con los que te puedes encontrar. A continuación te indico cómo solucionarlos:

1. Sustracción: el robo es el fallo más común sin solución en muchas ocasiones. Te hará aprender a estar más atento a los movimientos del cliente y averiguar las zonas más susceptibles de robo para cambiar rutinas de exposición. Si la sustracción es por parte del personal, el titular tomara las medidas necesarias.

2. Variante de stock:

2.1. Positivo: si sobran unidades lo más común es no haber realizado bien alguna venta y/o recepción. Revisaremos las recepciones de ese producto con los albaranes de cooperativa y los posibles descuadres de caja por importes del mismo.

2.2. Negativo: si falta producto valoraremos sustracción, venta duplicada o fallo en recepción. Investigaremos descuadres de caja por esos valores, recepciones erróneas y cámaras de seguridad si el control de stock fue reciente para identificar huecos en los lineales.

De estos problemas, el que tememos más a menudo son las pérdidas. Por ello, formar y organizar un sistema de inventario óptimo según tu tipo de farmacia te evitará quebraderos de cabeza.

¡Hasta la próxima farmaseguidores!

David Sánchez Martín,

Técnico en Farmacia en Farmacia Cruz de la Carolina

Fecha de la última modificación: 15/04/2019